Privacy regelement 2024 V4.0

Versienummer: 4.0

Geldigheidsperiode: Februari 2024 – Februari 2027

Reden van herziening: afsluiten verwerkingsovereenkomst met BladNL voor het verzenden van het clubblad.

- HSV De Rietvoorn Doorn en Omstreken (‘HSV De Rietvoorn’) heeft een Privacy regelement in het kader van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

- De geldigheidsduur is telkens drie jaar. Tussentijdse herziening is mogelijk.

- De secretaris fungeert als ‘privacy-coordinator’.

- Het regelement wordt goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering. Archivering van de lopende en herziene reglementen wordt door de privacy-coordinator uitgevoerd. 

- Een copy van het lopende regelement wordt gepubliceerd op de website. Een verwijzing naar het regelement wordt opgenomen in het clubblad. 

- Het regelement wordt ten minste een maal per jaar besproken in een bestuursvergadering, en komt ten minste een maal per jaar aan de orde in de Algemene  Ledenvergadering (ALV).

- Verslaggevingen van deze besprekingen worden opgenomen in de verslagen van de bestuursvergadering/ALV.

- HSV De Rietvoorn verzamelt zelf geen persoonsinformatie van haar leden, maar maakt 

gebruik van de informatie die wordt geleverd via het online ledenadministratiepakket ‘HSV Leden 2015’van Sportvisserij Nederland (SVN). De gegevens in HSV Leden 2015 worden door SVN beveiligd, HSV De Rietvoorn hoeft daarvoor geen verdere maatregelen te treffen. SVN introduceert voor verenigingen die hun data door SVN laten verwerken (zoals bij de VISpas en HSV Leden 2015) eenmalig een verwerkingsovereenkomst met SVN. Wie bij HSV Leden 2015 inlogt, heeft hiervoor een wachtwoord. Uit veiligheidsoverwegingen zal dit wachtwoord eens in de zes maanden vervangen worden. Tevens is een zogenaamde ‘Time Out’ ingebouwd, dit houdt in dat als er is ingelogd en het systeem wordt langere tijd niet gebruikt, de verbinding wordt verbroken. Voor verdere informatie wordt verwezen naar het privacy-regelement van SVN (Ref. website
sportvisserijnederland.nl). 

- Voor de ledenadministratie van de HSV De Rietvoorn wordt gebruik gemaakt van electronische downloads uit HSV Leden 2015 van SVN. Het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de ledenadministratie (plus eventueel een tweede bestuurslid als back-up) hebben toegang tot dit systeem via een persoonlijk/uniek paswoord, dat elke zes maanden wordt gewijzigd. 

- Gegevens van de leden (incl. naam & adres-gegevens, geboortedatum, geslacht, bankgegevens) worden een aantal maal per jaar gedownload uit het bestand van SVN. Deze worden gebruikt voor het controleren van de ledenadministratie, en voor het aanmaken van het adresbestand dat nodig is voor het versturen van het clubblad en/of andere mailings. Leeftijds informatie is nodig ivm de verschillende contributiebedragen per leeftijdscategorie. Bankgegevens zijn nodig voor de automatische incasso; gegevens van de partner zijn nodig ivm partnerkorting. Deze gedownloade bestanden worden niet met derden buiten de vereniging gedeeld, met uitzondering van BladNL (zie het volgende bulletpoint). De gebruikte bestanden met persoonsgegevens worden uiterlijk 6 maanden na het einde van het desbetreffende jaar vernietigd (papieren lijsten) of uitgewist (‘delete’, en ‘empty wastebasket’) van electronische bestanden.

- Met ingang van januari 2024 verzorgt BladNL, Kazemat 28, 3905 NR Veenendaal de verzending van het blad naar de leden. Hiervoor is een verwerkingsovereenkomst afgesloten, met hierin opgenomen een verwijzing naar de ‘aanvullende voorwaarden’ in het kader van de AVG. Deze voorwaarden zijn ook te vinden op www.blad.nl/voorwaarden. Het adresbestand wordt door de ledenadministratie naar BladNL verstuurd in Excel format, dat alleen kan worden geopend m.b.v. een paswoord. Het paswoord wordt in een aparte email naar BladNL gestuurd. Het adresbestand wordt alleen gebruikt voor het adresseren van het blad, en wordt niet verder met derden door BladNL gedeeld. Verder is overeengekomen dat het adresbestand, zodra de verzending van een editie van het blad is afgerond, permanent wordt verwijderd uit alle systemen en bestanden van BladNL. 

- Van bestuurs- en commissie-leden wordt schriftelijke toestemming gevraagd of, en zo ja, welke persoonsgegevens mogen worden vermeld op de website, clubblad en sociale media. De vereniging maakt gebruik van specifieke mailadressen voor bepaalde onderwerpen (bijv. secretariaat, website beheer, penningmeester, redactie, wedstrijdcommissie).

- Toestemmingen (en eventuele wijzigingen) worden gearchiveerd door de privacycoordinator.

- Persoonsgegevens van het dagelijks bestuur (voorzitter, penningmeester en secretaris) worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

- Voor het verenigingswerk wordt gebruik gemaakt van door de vereniging beschikbaar gestelde computers, en/of prive-computers. De gebruikers dragen er zorg voor dat computers die gebruikt worden voor verenigingswerk voorzien zijn van adequate virusscanners/firewall programmas, en dat deze programmas aktief en up to date gehouden worden.

- Papieren archieven met persoonsgegevens worden opgeborgen in afgesloten kasten.

- Eventuele datalekken, diefstal van computers, of diefstal van persoonsgegevensbestanden van de vereniging moeten worden gemeld aan de privacy-coordinator. Deze bepaalt of verdere escalatie en melding in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet worden uitgevoerd. 

- Aan deelnemers van door de vereniging georganiseerde wedstrijden of evenementen wordt gevraag om schriftelijk toestemming te verlenen voor het vermelden van initialen, achternaam, vangsten, plaatsing in het wedstrijdschema, en eventuele publicatie van fotos op de website, in het clubblad, of op sociale media.

- Namen of fotos van jeugdleden worden niet gepubliceerd, tenzij de ouder of wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk toestemming heeft verleend.

- Indien oude fotos (genomen voor juni 2018) worden gepubliceerd (website), wordt alsnog toestemming gevraagd voor weergave. Als bezwaar tegen gebruik wordt aangetekend wordt de desbetreffende persoon op de foto onherkenbaar gemaakt, of wordt de foto verwijderd. 

- HSV De Rietvoorn heeft een website en een Facebook pagina. De website draait op de overkoepelende site van SVN, waarvoor HSV De Rietvoorn geen verdere maatregelen hoeft te treffen. De inhoud van de website en Facebook pagina worden bijgehouden door de webmaster.

- De website maakt gebruik van hyperlinks welke doorlinken naar andere websites (denk aan adverteerders, Sportvisserij Nederland, websites t.b.v. informatie over de sportvisserij). De inhoud en privacyregeling van deze websites valt buiten de verantwoordelijkheid van de vereniging. De vereniging heeft het recht deze links te verwijderen zonder opgave van redenen tenzij het websites van adverteerders betreft.

- Het privacy-regelement wordt op de website geplaatst. Op de website wordt ook weergegeven hoe de leden inzicht kunnen krijgen welke persoonsgegevens, en hoe zij hier bezwaar tegen kunnen maken. 

- Advertenties en inhoud (bijv. adres, contact gegevens) voor het clubblad of de website worden door de adverteerders aangedragen. De vereniging houdt het recht voor om de inhoud van advertenties te wijzigen wanneer dit noodzakelijk wordt geacht. Dit wordt dan gedaan in overleg met de adverteerder.

- Voor de rubriek ‘Vraag en Aanbod’ op de website worden telefoonnummers en mailadressen op verzoek van de aanvrager vermeld.

- Op verzoek zal leden inzage gegeven worden welk gegevens van hem/haar in het bezit zijn van de vereniging. Tevens zal op verzoek van leden persoonsinformatie gecorrigeerd, of uit de bestanden van de vereniging verwijderd worden. De aanvrager wordt dan uitgeschreven als lid. Dergelijke verzoeken moeten schriftelijk worden ingediend.